Manajemen Proyek Bidang IT (Important)

Assalamu'alikum wr. wb.

Welcome back to my blog!
Pada kesempatan kali ini saya akan membagikan materi yang kemaren saya dapatkan, yaitu Manajemen proyek di bidang IT.

A. Pengertian Manajemen Proyek

Manajemen adalah rangkaian kegiatan (dalam proses memimpin dan mengendalikan kegiatan anggota organisasi) dalam rangka mencapai tujuan organisasi. 

Proyek adalah suatu paket atau rangkaian kegiatan yang dilakukan dalam jangka waktu tertentu dengan alokasi sumber daya tertentu dan untuk mencapai sasaran tertentu yang telah ditargetkan.

B. Latar Belakang

Banyak orang IT yang lemah dalam manajemennya.

C. Maksud dan Tujuan

Agar kita dapat mengetahui tentang manajemen proyek, terutama di bidang IT.

D. Materi

Prinsip umum manajemen proyek

George R. Terry telah merumuskan fungsi fungsi tersebut sebagai POAC (Planning, Orgganizing, Actuating, Controlling)

• P lanning (Perencanaan)
• O rganizing (Pengorganisasian)
• A ctuating (Penggerakan)
• C ontroling (Pengendalian)A. Planning (Perencanaan)

A. Planning (Perencanaan)

Planning adalah proses yang secara sistematis mempersiapkan kegiatan guna mencapai tujuan dan sasaran tertentu. Kegiatan diartikan sebagai kegiatan yang dilakukan dalam rangka pekerjaan konstruksi, baik yang menjadi tanggung jawab pelaksana (kontraktor) maupun pengawas (konsultan). Kontraktor maupun konsultan, harus mempunyai konsep planning” yang tepat untuk mencapai tujuan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing.

Pada proses planning perlu diketahui hal-hal sebagai berikut :

• Permasalahan yang terkait dengan tujuan dan sumber daya yang tersedia.
• Cara mencapai tujuan dan sasaran dengan memperhatikan sumber daya yang tersedia.
• Penerjemahan rencana kedalam program-program kegiatan yang kongkrit.
• Penetapan jangka waktu yang dapat disediakan guna mencapai tujuan dan sasaran.

B. Organizing (Pengorganisasian)

Organizing (pengorganisasian kerja) dimaksudkan sebagai pengaturan atas suatu kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang, dipimpin oleh pimpinan kelompok dalam suatu wadah organisasi. Wadah organisasi ini menggambarkan hubungan-hubungan struktural dan fungsional yang diperlukan untuk menyalurkan tanggung jawab, sumber daya maupun data.

Dalam proses manajemen, organisasi berfungsi untuk :

• Menjamin terpeliharanya koordinasi dengan baik.
• Membantu pimpinannua dalam menggerakkan fungsi - fungsi manajemen.
• Mempersatukan pemikiran dari satuan organisasi yang lebih kecil yang berbeda di dalam organisasinya.

Dalam fungsi organizing, koordinasi merupakan mekanisme hubungan struktural maupun fungsional yang secara konsisten harus dijalankan. Koordinasi dapat dilakukan melalui mekanisme :

• Koordinasi vertikal (menggambarkan fungsi komando),
• Koordinasi horizontal (menggambarkan interaksi satu level); dan
• Koordinasi diagonal (menggambarkan interaksi berbeda level tapi di luar fungsi komando). Koordinasi vertikal dan bersifat hirarkis :

• Pelaksana Konstruksi : koordinasi antara General Superintendant dengan Material
• Superintendant atau dengan Construction Engineer atau dengan Equipment Superintendant.
• Field Supervision Team, koordinasi antara Site Engineer dengan Quantity Engineer atau dengan Quality Engineer merupakan koordinasi vertikal dan bersifat hirarkis.

Koordinasi horizontal dan bersifat satu level :

• Pelaksanaan konstruksi, koordinasi antara Material Superintendant dengan Construction Engineer atau dengan Equipment Superintendant merupakan. 
• Field Supervision Team, koordinasi antara Quantity Engineer atau dengan Quality Engineer merupakan koordinasi horizontal dan bersifat satu level.

Koordinasi diagonal :

Koordinasi antara General Superintendant dengan Site Engineer merupakan koordinasi horizontal dan bersifat satu level, sedangkan koordinasi antara Kepala Satuan Kerja Pekerjaan Civil Works dengan General Superintendant atau dengan Site Engineer merupakan koordinasi vertikal.

C. Actuating (Penggerakan)

Actuating diartikan sebagai fungsi manajemen untuk menggerakkan orang yang tergabung dalam organisasi agar melakukan kegiatan yang telah ditetapkan di dalam planning. Pada tahap ini diperlukan kemampuan pimpinan kelompok untuk menggerakkan, mengarahkan, dan memberikan motivasi kepada anggota kelompoknya untuk secara bersama-sama memberikan kontribusi dalam menyukseskan manajemen proyek mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.

Berikut ini beberapa metoda mensukseskan “actuating” yang dikemukakan oleh George R. Terry, yaitu:

• Hargailah seseorang apapun tugasnya sehingga ia merasa keberadaannya di dalam kelompok atau organisasi menjadi penting.

• Instruksi yang dikeluarkan seorang pimpinan harus dibuat dengan mempertimbangkan adanya perbedaan individual dari pegawainya, hingga dapat dilaksanakan dengan tepat oleh pegawainya. 
• Perlu ada pedoman kerja yang jelas, singkat, mudah difahami dan dilaksanakan oleh pegawainya.

• Lakukan praktek partisipasi dalam manajemen guna menjalin kebersamaan dalam penyelenggaraan manajemen, hingga setiap pegawai dapat difungsikan sepenuhnya sebagai bagian dari organisasi.
• Upayakan memahami hak pegawai termasuk urusan kesejahteraan, sehingga tumbuh sense of belonging dari pegawai tersebut terhadap tempat bekerja yang diikutinya.
• Pimpinan perlu menjadi pendengar yang baik, agar dapat memahami dengan benar apa yang melatarbelakangi keluhan pegawai, sehingga dapat dijadikan bahan pertimbangan dalam pengambilan sesuatu keputusan.
• Seorang pimpinan perlu mencegah untuk memberikan argumentasi sebagai pembenaran atas keputusan yang diambilnya, oleh karena pada umumnya semua orang tidak suka pada alasan apalagi kalau dicari-cari agar bisa memberikan dalih pembenaran atas keputusannya.
• Jangan berbuat sesuatu yang menimbulkan sentimen dari orang lain atau orang lain menjadi naik emosinya.
• Pimpinan dapat melakukan teknik persuasi dengan cara bertanya sehingga tidak dirasakan sebagai tekanan oleh pegawainya.
• Perlu melakukan pengawasan untuk meningkatkan kinerja pegawai, namun haruslah dengan cara-cara yang tidak boleh mematikan kreativitas pegawai.

D. Controlling (Pengendalian)

Controlling diartikan sebagai kegiatan guna menjamin pekerjaan yang telah dilaksanakan sesuai dengan rencana. Didalam manajemen proyek jalan atau jembatan, controlling terhadap pekerjaan kontraktor dilakukan oleh konsultan melalui kontrak supervisi, dimana pelaksanaan pekerjaan konstruksinya dilakukan oleh kontraktor. Pengawas Umum (General Superintendat) berkewajiban melakukan Pengendalian (secara berjenjang) terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh staf di bawah kendalinya yaitu Site Administration, Quantity Surveyor, Materials Superintendant, Construction Engineer, dan Equipment Engineer untuk memastikan masing-masing staf sudah melakukan tugasnya dalam koridor “jaminan kualitas (quality assurance)”. Sehingga, tahap-tahap pencapaian sasaran sebagaimana direncanakan dapat dipenuhi.

Kegiatan ini berlaku juga dalam kegiatan internal konsultan supervisi, dalam artian, kepada pihak luar konsultan supervisi itu bertugas mengawasi kontraktor, selain itu secara internal Site Engineer juga melakukan controlling terhadap Quantity Engineer dan Quality Engineer. Secara keseluruhan internal controlling ini dapat mendorong kinerja konsultan supervisi lebih baik di dalam mengawasi pekerjaan kontraktor.Ruang lingkup kegiatan controlling mencakup pengawasan atas seluruh aspek pelaksanaan rencana, antara lain adalah:

• Produk pekerjaan, baik secara kualitatif maupun kuantitatif
• Seluruh sumber-sumber daya yang digunakan (manusia, uang, peralatan, bahan)
• Prosedur dan cara kerjanya
• Kebijaksanaan teknis yang diambil selama proses pencapaian sasaran.

Controlling harus bersifat obyektif dan harus dapat menemukan fakta - fakta tentang pelaksanaan pekerjaan di lapangan dan berbagai faktor yang mempengaruhinya. Rujukan untuk menilainya adalah memperbandingkan antara rencana dan pelaksanaan, untuk memahami kemungkinan terjadinya penyimpangan.

Definisi Manajemen Proyek (H. Kerzner: 1982)

Kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengendalikan sumber daya lembaga untuk mencapai sasaran jangka pendek yang sudah ditentukan.

Manajemen proyek menggunakan pendekatan sistem dengan hirarki (arus kegiatan) vertikal maupun horizontal.

Konsepsi Manajemen Proyek

Berdasarkan definisi Kerzner :

1. Menggunakan pengertian manajemen berdasar fungsi.
2. Kegiatan yang dikelola berjangka pendek dengan sasaran yang telah digariskan secara spesifik.

Peran proyek dalam manajemen

• Suatu kegiatan yang bersifat temporer untuk menghasilkan suatu produk atau layanan bersifat unik.
• Temporer (berarti tidak terus - menerus / rutin).
• Jelas tujuannya.

Proyek dan Program

Proyek berbeda dengan program

Jika proyek adalah paket atau rangkaian kegiatan yang merupakan bagian dari program berlangsung dalam jangka waktu yang telah ditentukan (terbatas) dengan alokasi sumber daya dan untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan (indikatornya jelas).

Sedangkan program merupakan sederetan kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu.

Kesimpulannya, kegiatan yang sudah dilakukan itu bukan merupakan program.

Kenapa manajemen proyek diperlukan ?

• Supaya target tercapai,
• Ingin melakukan perubahan dan pengembangan,
• Memerlukan kecepatan (tidak seperti bisnis biasanya),
• Untuk mendukung pelaksanaan rencana strategi,
• Memerlukan terobosan. 

Tahapan manajemen proyek

• Tahap Identifikasi / inisiasi, yaitu tahap memilih atau menentukan proyek.
• Desain, yaitu perencanaan, pendanaan, penganggaran.
• Implementasi (pelaksanaan), yaitu organisasi, penjadwalan, mobilisasi sumber daya.
• Evaluasi, yaitu monitoring, pengendalian.
• Audit proyek.
• Terminasi, yaitu penutupan proyek.

E. Referensi

Buku KONSEPSI MANAJEMEN PROYEK DI BIDANG IT.pdf

Semoga bermanfaat. Terima kasih.

Wassalamu'alikum wr. wb.